個人情報規約

 

常盤学校みどり会（以下「当会」といいます。）は、当会の運営の遂行に伴い個人情報を収集、管理、利用する際には、これらの情報について、本指針に従って取り扱います。

​

第１条 法令遵守

当会は、当会の活動に伴って収集、管理、利用する個人情報について、個人情報保護法等の関連法規及び本指針を誠実に遵守し、適切に取り扱うものとします。

 

第２条 当会が取り扱う個人情報

１．個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。

 

２．収集した個人情報は、年度を単位として管理し、次年度への引継作業を完了した後ただちに廃棄することとします。

 

第３条 個人情報の利用目的

１．当会は、取得する個人情報を次の目的で利用します。

（１）当会が参加する行事または当会が主催する行事に関するご案内

（２）当会の活動に関するご案内

（３）当会の活動を円滑に行うため

（４）当会へのお問い合わせの対応

（５）当会の事務運営改善のためのアンケート実施

（６）その他上記（１）から（５）に関連する事務の遂行のため

 

２．前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめご本人の同意を得ることとします。

 

３．前２項の規定に関わらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人方法を利用させていただく場合があります。

（１）法令に基づく場合

（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

４．当会が個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行います。また、利用目的を変更した場合には、法令に定める場合を除き、変更された目的を本指針において公表します。

 

第４条 適正な取得及び最小限原則

１．当会は、個人情報を適法かつ適正に取得し、偽りその他不正の手段によって取得しません。

２．当会は、法令に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはしません。

３．当会が取得する個人情報は、当会の利用目的の達成のために必要かつ 最小限のものに限定します。

 

第５条 個人データの内容の正確性の確保等

当会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。

 

第６条 安全管理措置

当会は、当会が取り扱う個人データにつき、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどに対する予防対策を実施し、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、安全管理措置に必要な内部ルールを確立し、これを実施するものとします。

 

第７条 従事者の監督

当会は、従事者（みどり会役員、委員、その他みどり会活動に従事するすべての者のことをいいます。）に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従事者に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。

また、すべての従事者に対し、個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行います。

 

第８条 委託先の選定及び監督

１．当会は、当会の事務活動に伴う一部を外部の事業者に委託することがあります。当会は、個人データの取扱いの全部又は一部について外部の事業者に委託する場合には、その取り扱いを適正かつ確実に行うことができると認められる事業者の中から委託先を選定する基準を定め、当該基準に従って委託先事業者を選定し、適切な委託契約を締結します。

２．当会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先事業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

 

第９条 第三者提供

当会が保有する個人データは、ご本人の同意ある場合を除き、原則として第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。

１．法令に基づく場合

２．人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

３．公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

４．国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

第１０条 個人情報保護管理者等

１．当会は、みどり会会長を個人情報保護管理者と定め、個人情報保護の実現のための体制を整備し、管理するものとします。

２．個人情報保護管理者は、複数の個人情報保護代理管理者を置くことができるものとします。代理管理者は、個人情報保護管理者の指揮監督のもとにその職務を代行します。

 

第１１条 苦情相談窓口

当会の個人情報の取扱いに関する苦情、相談などは、下記窓口にご連絡下さい。

＜苦情相談窓口＞

〒103-0021

東京都中央区日本橋本石町４丁目４−２６

常盤学校みどり会児童支援活動会事務局

 

第１２条 保有個人データの表示等

当会は、以下の個人データを保有しており、第３条に定める目的で使用します。

１．連絡情報ファイル（ご登録をいただいた方の個人データ）

２．電子メール受信・送信ファイル

 

第１３条 保有個人データの開示請求等

当会は、所定の書面による請求がなされ、住民票の写しなどの提示によりご 本人確認を行い、以下の区分に従い、開示が適切と当会が判断した場合に は、保有個人データの開示等を行うものとします。

 

１．保有個人データのご本人への開示

ご本人は、当会が保有する、ご本人に関する保有個人データの開示を求めることができます。 ただし、次に掲げる場合、当会は、保有個人データの全部又は一部を開示しないことがあります。

（１）ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

（２）当会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

（３）他の法令に違反することとなる場合

 

２．保有個人データの訂正等

ご本人は、当会が保有する、ご本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合、当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」といいます。）を求めることができます。ただし、当会が遅滞なく必要な調 査を行った結果、データ内容が誤りでない場合、又は、利用目的達成のために訂正等が必要でないと当会が判断した場合は、当会は、訂正等を行わないことがあります。

 

３．保有個人データの利用停止等

当会が保有する、ご本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、又は、ご本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去（以下、「利用停止等」といいます。）を求めることができます。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合又は利用停止等を行うことが困難な場合、利用停止等をせず、これに代わる措置をとることがあります。

 

４．開示等の手続

保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求めるご本人は、当会が定める書式により、下記開示等請求先までお申出下さい。その際には、ご本人で あることを確認できる書類を併せご提示下さい。

 

５．保有個人データの利用目的は、公開しておりますので、個別の開示請求には対応しません。

 

＜開示等請求先＞

〒103-0021

東京都中央区日本橋本石町４丁目４−２６

常盤学校みどり会児童支援活動会事務局

 

＜開示等にかかる手続き＞

ご提出いただく書類の一覧

 

（１）保有個人データ開示等請求書(当会所定の用紙をご利用ください)→ 用紙(PDF)

必要な記載事項

①ご本人のご氏名及びご氏名と一致する印鑑による押印

②ご本人の住所

③ご本人確認書類の区分

④請求事項

⑤請求理由

開示請求の場合は、開示を求めるご本人の情報及び当会への提供時期等の特定（可能な範囲で結構です） 。訂正等請求の場合は、訂正にかかる正しい情報。利用停止等請求の場合は、その理由。

⑥代理人の氏名および代理人の氏名と一致する印鑑による押印

⑦代理人の住所

なお、上記⑥、⑦については、ご本人による請求の場合は不要です。

 

（２）ご本人確認書類（運転免許証の写し、パスポートの写し、公的書類の写し等）

※ご本人の確認に必要な氏名、現住所、生年月日以外の情報が分からないように塗りつぶして送付して下さい。

 

（３）返信用封筒（送付先住所として住民票等ご本人確認書類上に記載されている住所）

※個人情報の利用目的の通知及び開示に関しましては、当会への郵送料及び返信郵送用切手料金（430円分）は依頼者にご負担いただきます。

 

（４）代理人による請求の場合には、代理権を証する書面（法定代理人の場合には戸籍謄本など、任意代理人の場合には委任状）

 

第１４条 継続的改善

１．当会は、上記の各条項を実践するために、当会の個人情報の取扱いにつ いて継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。

２．当会は、個人情報の適正な取扱いを実施するため、適宜、本指針を見直すこととし、本指針を変更した場合は速やかに公表いたします。

 

施行

2019年4月2日施行